1. Verantwortlicher

Klarvel UG (haftungsbeschränkt)
vertreten durch den Geschäftsführer Thomas Gnahm
Mainzer Straße 44
12053 Berlin
E-Mail: contact@getclarimed.com

2. Erhobene Daten

Wir erheben folgende Daten:

• E-Mail-Adresse (für Anmeldung)
• Name, Fachgebiet, Berufserfahrung (optional)
• Suchanfragen und Nutzungsdaten
• IP-Adresse, Browser, Geräteinformationen
• Bei Login mit Google: Name, E-Mail-Adresse, ggf. Profilbild und eine technische Konto-ID aus Ihrem Google-Konto

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Bereitstellung der Plattform
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Sicherheit, Betrugspraevention, aggregierte cookieless First-Party-Analytics zur Verbesserung des Dienstes
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): informative E-Mails (Einstiegs-Tipps, Produktupdates, Leitlinien-News), sofern Sie diese in den Profil-Einstellungen aktiviert haben. Der Versand erfolgt über Resend/Amazon Web Services. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen - über den Abmeldelink in jeder dieser E-Mails oder in den Profil-Einstellungen. Transaktionale E-Mails (Login-Code, Kontostatus) sind davon unabhängig und setzen keine Einwilligung voraus.

Login mit Google

Sie können sich wahlweise mit Ihrem Google-Konto registrieren und anmelden ("Sign in with Google"). Der Login läuft als Weiterleitung über unseren Auth-Dienstleister Supabase. Eine Verbindung zu Google wird erst aufgebaut, wenn Sie den Google-Button anklicken; vorher fließen keine Daten an Google. Wir erhalten von Google die E-Mail-Adresse Ihres Google-Kontos, Ihren Namen, ggf. Ihr Profilbild sowie eine technische Konto-ID und verwenden diese ausschließlich, um Ihr ClariMed-Konto anzulegen und Sie anzumelden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung des von Ihnen gewählten Login-Verfahrens). Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; Mutterkonzern ist Google LLC (USA). Für die Verarbeitung in Ihrem Google-Konto ist Google eigenständig verantwortlich; es gilt die Datenschutzerklärung von Google (https://policies.google.com/privacy). Die Nutzung ist freiwillig; alternativ können Sie sich per E-Mail-Code anmelden.

4. Empfänger der Daten

Wir geben Daten an folgende Auftragsverarbeiter weiter:

• Supabase, Inc. (USA) - Datenbank und Authentifizierung. Serverstandort: Frankfurt am Main (EU).
• Vercel Inc. (USA) - Hosting und cookieless Analytics. Serverstandort der Anwendung: EU.
• OpenAI (USA) - KI-Verarbeitung von Suchanfragen (Antwortgenerierung und Embeddings). Verarbeitung in den USA.
• Google (Gemini API) - KI-Verarbeitung von Suchanfragen, sofern dieses Modell zum Einsatz kommt. Verarbeitung ggf. in den USA. (Für "Login mit Google" ist Google eigenständig verantwortlich, siehe oben.)
• Resend, Inc. (USA) mit Amazon Web Services (SES) - Versand von Login-, Konto- und (bei aktivierter Einwilligung) informativen E-Mails über unsere Domain mail.getclarimed.com.
• Anthropic PBC (USA) und xAI Corp. (USA) - KI-Verarbeitung von Suchanfragen, sofern eines dieser Modelle ausgewählt wird. Die Modellauswahl ist auf verifizierte Administratoren beschränkt; im regulären Betrieb kommen diese Modelle nicht zum Einsatz. Verarbeitung in den USA.
• Functional Software, Inc. (Sentry) (USA) - Fehler- und Performance-Überwachung der Anwendung. Fehlerberichte werden vor der Übermittlung automatisiert von Inhalten der Suchanfragen bereinigt; gleichwohl ist Sentry ein Empfänger technischer Ereignisdaten. Verarbeitung in den USA.
• AssemblyAI, Inc. (USA), Deepgram, Inc. (USA) und Speechmatics Ltd. (Vereinigtes Königreich) - Spracherkennung für die Diktier- und Dokumentationsfunktion. Aufnahmen werden zur Transkription an den jeweils aktiven Anbieter übermittelt. Bitte diktieren Sie keine patientenidentifizierenden Angaben.

Soweit wir Auftragsverarbeiter einsetzen, schließen wir mit ihnen Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO. Eine Auskunft zum Stand für einen einzelnen Dienstleister erhalten Sie über contact@getclarimed.com.

Ihre Suchanfragen werden zur Beantwortung an die genannten KI-Anbieter übermittelt. Nach den API-Vertragsbedingungen dieser Anbieter werden die Inhalte nicht zum Training der KI-Modelle verwendet. Bitte geben Sie keine Namen oder anderen identifizierenden Angaben zu Patientinnen und Patienten in die Suche ein.

Datenübermittlung in Drittländer

Einige unserer Dienstleister haben ihren Sitz in den USA oder verarbeiten Daten dort (insbesondere OpenAI, Google, Resend/Amazon Web Services, AssemblyAI, Deepgram, Anthropic und xAI sowie die US-Muttergesellschaften von Supabase und Vercel); Speechmatics sitzt im Vereinigten Königreich. Für diese Übermittlungen bestehen Garantien nach Kapitel V DSGVO: Soweit ein Anbieter unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist, stützt sich die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO); im Übrigen schließen wir EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) ab. Eine Kopie der Standardvertragsklauseln können Sie über contact@getclarimed.com anfordern. Trotz dieser Garantien kann in den USA ein behördlicher Zugriff auf Daten nicht vollständig ausgeschlossen werden.

5. Speicherdauer

• Kontodaten: während der Nutzung. Bei einer Kontolöschung werden sie unverzüglich gelöscht, es gibt keine Nachfrist.
• Nie bestätigte Konten: 30 Tage
• Suchanfragen und die dazugehörigen Antworten und Nutzungsereignisse: derzeit unbefristet. Eine automatische Löschung oder Anonymisierung findet nicht statt; Löschungen erfolgen nur auf Anfrage. Bei einer Kontolöschung wird in diesen Protokollen lediglich die Zuordnung zu Ihrem Konto entfernt, der Text der Anfrage und der Antwort bleibt gespeichert.
• Feedback und Fehlermeldungen (Bewertungen einer Antwort, Formular-Meldungen): derzeit unbefristet. Löschungen erfolgen auf Anfrage; bei einer Kontolöschung wird die Zuordnung zu Ihrem Konto entfernt.
• Aufnahmen und Dokumente der Dokumentations-Assistenz (Scribe): höchstens 30 Tage, täglich automatisch durchgesetzt
• IP-Adresse und Browserkennung in E-Mail-Ereignissen: 90 Tage, danach entfernt
• Technische Protokolle (Server- und Sicherheits-Logs): so lange, wie für Betrieb und Sicherheit erforderlich
• Daten mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht (z.B. Rechnungsdaten): 6 bis 10 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO)

6. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Beruht eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben; ohne E-Mail-Adresse oder Google-Konto ist eine Registrierung jedoch nicht möglich.

Kontakt: contact@getclarimed.com

7. Widerspruchsrecht und Opt-Out

Gemäß Art. 21 DSGVO können Sie jederzeit der Verarbeitung Ihrer Daten auf Grundlage berechtigter Interessen widersprechen. In den Profil-Einstellungen unter "Datenschutz" beendet der Schalter für die Nutzungsanalyse die Erfassung von Sitzungs-, Seiten-, Interaktions- und Kopierereignissen, die Speicherung Ihrer Suchanfrage in der Nutzungsanalyse sowie die Reichweitenmessung über Vercel. Die Entscheidung gilt pro Browser, weil sie im lokalen Speicher liegt, und wird aufgehoben, wenn Sie diesen Speicher löschen. Unabhängig davon speichern wir Ihre Suchanfrage und unsere Antwort weiterhin in einem internen Protokoll zur Qualitätssicherung und Fehlersuche (Inhalt und Speicherdauer: Abschnitt 5); dagegen - wie auch gegen die Nutzungsanalyse insgesamt, etwa ohne Konto - können Sie per E-Mail an contact@getclarimed.com widersprechen. Eingeloggten Nutzern steht nach dem Abschalten der Nutzungsanalyse keine serverseitige, geräteübergreifende Suchhistorie mehr zur Verfügung. Für informative E-Mails wirkt die Abmeldung unmittelbar, über den Abmeldelink oder die Profil-Einstellungen. Davon ausgenommen ist Feedback, das Sie uns aktiv senden, etwa die Bewertung einer Antwort oder eine Fehlermeldung: Das ist eine Mitteilung an uns und keine Nutzungsmessung, deshalb verarbeiten wir sie auch bei abgeschalteter Nutzungsanalyse. Wir erhalten dabei Ihren Text, die Adresse der Seite (bei einer Suche enthält sie Ihre Suchanfrage), eine Kennnummer des Suchprotokolls, zu dem die Antwort gehört, sowie bei Fehlermeldungen über das Formular zusätzlich Ihre Browserkennung (User-Agent), nicht aber die dauerhafte Kennung aus dem lokalen Speicher; sind Sie angemeldet, ordnen wir die Meldung Ihrem Konto zu.

8. Cookies und Tracking

ClariMed setzt seit Mai 2026 keinen Cookie-Banner ein. Wir nutzen gemäß § 25 Abs. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich):

• Auth-Cookies: Supabase-Session (essenziell, 7 Tage)
• Login-Flow-Cookies: kurzlebige Cookies zur Absicherung des Anmeldevorgangs (z.B. beim Google-Login), werden nach Abschluss des Logins gelöscht
• Anonyme Nutzungs-ID (server-seitig): signiertes Cookie, das das kostenlose Tageslimit anonymer Suchen durchsetzt und Missbrauch verhindert; unbedingt erforderlich für die Bereitstellung der anonymen Suche

Für die Reichweiten- und Nutzungsmessung auf Basis berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) nutzen wir:

• Vercel Analytics: cookieless, nach Angaben des Anbieters mit einem alle 24 Stunden wechselnden anonymen Hash-Wert.
• Eigene Nutzungsanalyse: Wir speichern Suchanfragen, Sitzungen und Interaktionsereignisse auf unseren eigenen Servern. Dafür legen wir im lokalen Speicher Ihres Browsers eine zufällig erzeugte Kennung ab. Diese Kennung setzt kein Cookie, läuft aber nicht ab und wird über Sitzungen hinweg wiederverwendet, bis Sie den Browser-Speicher löschen. Wenn Sie sich später registrieren oder anmelden, wird sie Ihrem Konto zugeordnet; zuvor anonym erfasste Suchen sind Ihnen dann zugeordnet.

Der Schalter für die Nutzungsanalyse in den Profil-Einstellungen beendet die Erfassung von Sitzungs-, Seiten-, Interaktions- und Kopierereignissen, die Speicherung Ihrer Suchanfrage in der Nutzungsanalyse sowie die Reichweitenmessung über Vercel. Die Entscheidung wird pro Browser im lokalen Speicher abgelegt und entfällt, wenn Sie diesen Speicher löschen. Unabhängig davon bleibt das interne Protokoll aus Suchanfrage und Antwort zur Qualitätssicherung aktiv (Abschnitt 5); dagegen - wie auch gegen die Nutzungsanalyse insgesamt, etwa ohne Konto - können Sie per E-Mail an contact@getclarimed.com widersprechen. Eingeloggten Nutzern steht nach dem Abschalten der Nutzungsanalyse keine serverseitige, geräteübergreifende Suchhistorie mehr zur Verfügung. Davon ausgenommen ist Feedback, das Sie uns aktiv senden, etwa die Bewertung einer Antwort oder eine Fehlermeldung: Das ist eine Mitteilung an uns und keine Nutzungsmessung, deshalb verarbeiten wir sie auch bei abgeschalteter Nutzungsanalyse. Wir erhalten dabei Ihren Text, die Adresse der Seite (bei einer Suche enthält sie Ihre Suchanfrage), eine Kennnummer des Suchprotokolls, zu dem die Antwort gehört, sowie bei Fehlermeldungen über das Formular zusätzlich Ihre Browserkennung (User-Agent), nicht aber die dauerhafte Kennung aus dem lokalen Speicher; sind Sie angemeldet, ordnen wir die Meldung Ihrem Konto zu.

9. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstraße 219, 10969 Berlin
www.datenschutz-berlin.de

10. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung ändern. Wesentliche Änderungen werden per E-Mail mitgeteilt.